BAB
I
LATAR
BELAKANG
Saat
ini sudah mulai banyak dari organisasi yang mengembangkan system teknologi
informasi yang terintegrasi. Sistem integrasi informasi ini jika diaplikasikan
dengan baik, maka akan dapat memberi dampak dan menghasilkan nilai tambah bagi
organisasi bisnis itu sendiri. Sistem informasi terintegrasi ini misalnya
adalah sistem yang banyak dikenal dengan istilah sistem Enterprise Resource
Planning (ERP), dimana sistem ini adalah suatu paket software yang
terintegrasi dengan multi modul yang memang dirancang dan dibuat untuk
mengatasi serta mendukung berbagai fungsi bisnis dari suatu perusahaan.
Tujuannya adalah efisiensi dan efektifitas kerja bagi perusahaan ataupun
pelayanan terhadap konsumen.
Oleh
karena itu perhatian terhadap pengaruh teknologi informasi ini terhadap
aktifitas dan pelaku organisasi perlu serius. Dan hal ini tentunya dimaksudkan
untuk mendukung penerapan sistem informasi agar dapat berjalan dengan baik dan
selaras dengan apa yang dibutuhkan oleh manajemen organisasi bisnis tersebut.
Teknologi komunikasi komputer
seperti surat elektronik (e-mail), videoconferencing, voice messaging,
faksimil, dan papan buletin komputer mengubah cara kita bekerja. Komunikasi
bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena batasan
ruang dan waktu,jadi lokasi pegawai secara fisik sudah tidak relevan lagi.
Dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatan-hambatan departemenya dengan
mudah, batas-batas organisasi dapat hilang. Proses komunikasi organisasi ,
komunikasi bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, perilaku, dan
keputusan organisasi.
Komunikasi dengan bantuan komputer
sering disebut dengan revolusi karena
hak ini mencakup bagaimana orang-orang berhubungan dengan menggunakan komputer
saat ini penting bagi organisasi. Teknologi komunikasi tidak hadir sendirian
tetapi tertanam dalam proses-proses sosial organisasi. Teknologi komunikasi adalah suatu sistem
kegiatan atau kekuatan dua orang atau lebih, yang dikoordinasikan secara sadar
(bernard, hlm. 73). Bentuknya seperti telegram, telepon, atau surat elektronik.
Adanya pandangan prasmatik teknologi
yang berasumsi bahwa teknolgi komunikasi
baru “menentukan” perubahan apa yang terjadi dalam organisasi, bahwa orang yang
bekerja dalam organisasi itu dikendalikan dalam kebiasaan gaya mesin (Rice
1992). Pegawai berbuat banyak daripada hanya bereaksi terhadap lingkungan yang ada disekitar
mereka. Pegawai bukan mesin dengan
adanya mereka menciptakan lingkungan kerja mereka.
Teknolgi komunikasi menyatukan
kemampuan komputer dan media komunikasi lainnya, juga menghubungkan manusia
dengan manusia lainnya dengan kegiatan mereka yang berbeda-beda. Sekarang
bagaimana individu memaknai dan memandang terhadap penggunanaan media baru
untuk memenuhi tugas-tugas organisasi yang tidak terpisahkan dari efek yang
akan diperoleh. Sebagian persepsi, sikap dan penggunaan teknologi komunikasi
dibentuk bersama dalam konteks sosial.
Masalahnya adalah proses komunikasi
teknologi dan komunikasi tidak efektif, suatu entitas yang bebas, tetapi
seperti dikemukan Rice (1992), perlu dipandang sebagai gagasan objektf dan
sosial. Manusia membentuk pengertian mereka mengenai bagaimana komunikasi harus
digunakan dalam praktik-praktik kerja mereka sehari-hari ketika mereka
berinteraksi dan bekerja bersama-sama.
BAB II
PERMASALAHAN
A. RUMUSAN MASALAH
a.
Apa pengertian dari teknologi informasi
bagi organisasi
b.
Apa pengaruh teknologi informasi
terhadap organisasi
c.
Apa peran teknologi informasi terhadap
organisasi
B. TUJUAN
a.
Mengetahui teknologi informasi bagi
organisasi
b.
Mengetahui dampak dari teknologi
informasi terhadap organisasi
c.
Mengetahui peran teknologi informasi
terhadap organisasi
BAB
III
PEMECAHAN MASALAH
A.
PENGERTIAN
TEKNOLOGI INFORMASI BAGI ORGANISASI
Teknologi informasi
adalah teknologi yang digunakan untuk mengolah data (memproses, mendapatkan,
menyusun, menyimpan, memanipulasi data) untuk menghasilkan informasi yang
berkualitas. Pada zaman modern yang semakin maju ini komputer telah mengalami
evolusi sehingga sudah mencapai generasi kelima yang telah melahirkan generasi
baru yaitu terjadinya penggabungan antara Teknologi Komputer dan Komunikasi
sehingga sering di sebut sebagai Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dibuat
untuk membantu menyelesaikan berbagai masalah dengan mudah dan cepat. Adapun
perkembangan komputer dari waktu kewaktu.
Pada awal sejarah,
manusia bertukar informasi melalui bahasa. Maka bahasa adalah teknologi. Bahasa
memungkinkan seseorang memahami informasi yang disampaikan oleh orang lain. Tetapi
bahasa yang disampaikan dari mulut ke mulut hanya bertahan sebentar saja, yaitu
hanya pada saat si pengirim menyampaikan informasi melalui ucapannya itu saja.
Setelah ucapan itu selesai, maka informasi yang berada di tangan si penerima
itu akan dilupakan dan tidak bisa disimpan lama. Selain itu jangkauan suara
juga terbatas. Untuk jarak tertentu, meskipun masih terdengar, informasi yang
disampaikan lewat bahasa suara akan terdegradasi bahkan hilang sama sekali.
Setelah itu teknologi
penyampaian informasi berkembang melalui gambar. Dengan gambar jangkauan
informasi bisa lebih jauh. Gambar ini bisa dibawa-bawa dan disampaikan kepada
orang lain. Selain itu informasi yang ada akan bertahan lebih lama. Beberapa
gambar peninggalan jaman purba masih ada sampai sekarang sehingga manusia
sekarang dapat (mencoba) memahami informasi yang ingin disampaikan pembuatnya.
Ditemukannya alfabet dan angka arabik memudahkan cara penyampaian informasi
yang lebih efisien dari cara yang sebelumnya. Suatu gambar yang mewakili suatu
peristiwa dibuat dengan kombinasi alfabet atau dengan penulisan angka, seperti
MCMXLIII diganti dengan 1943. Teknologi dengan alfabet ini memudahkan dalam
penulisan informasi itu. Kemudian, teknologi percetakan memungkinkan pengiriman
informasi lebih cepat lagi. Teknologi elektronik seperti radio, tv, komputer
mengakibatkan informasi menjadi lebih cepat tersebar di area yang lebih luas
dan lebih lama tersimpan
B.
PENGARUH
TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ORGANISASI
Implementasi
dari teknologi informasi pada suatu organisasi bisnis mau tidak mau akan
membawa dampak terhadap perilaku organisasi. Berikut beberapa dampak teknologi
informasi pada organisasi bisnis.
a. Pemangkasan
Hirarki
Hirarki organisasi menjadi lebih
minim, artinya jalur komunikasi antara manajemen tingkat atas dengan manajemen
tingkat bawah akan menjadi lebih pendek. Dalam hal ini dengan mengurangi middle
management. Komunikasi antara pimpinan dan bawahan akan lebih mudah
sehingga kepercayaan antara pimpinan dan bawahan akan tercapai.
Hal ini dapat dicapai jika penerapan
teknologi informasi dapat diterapkan dalam organisasi tersebut. Sebagai contoh,
misalkan seorang atasan ingin mengetahui progres yang sudah dicapai pada proyek
tertentu. Maka dengan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi, maka
komunikasi akan berjalan lebih cepat melalui informasi data yang disampaikan
melalui sistem informasi tanpa harus menunggu bawahan atau penanggung jawab
proyek menghadap terlebih dahulu.
b. Mengurangi
Pengawasan
Pemberian tugas secara langsung
kepada bawahan, sehingga bawahan dapat terlatih dengan baik dari sisi
keterampilan atau mentalnya untuk dapat merumuskan masalah secara sederhana dan
sistematis, serta memiliki kemampuan menyelesaikan masalah dengan baik.
Dengan adanya jalur komunikasi yang
lebih pendek, maka setiap bawahan bisa menuangkan ide-idenya melalui email,
blog, situs, jejaring social, dan lain sebagainya. Sehingga atasan dapat
mengaksesnya sewaktu-waktu tanpa harus menunggu laporan dari jajaran di
bawahnya. Bagi pihak bawahan juga akan semakin termotivasi dan lebih merasa
percaya diri dalam menuangkan ide-ide segarnya.
c.
Komunikasi Non-Fisik
Cara
yang dilakukan untuk berkomunikasi pada organisasi konvensional salah satunya
adalah dengan melakukan pertemuan secara fisik. Hal ini terkadang menemui
kendala jika posisi atau lokasi dari masing-masing bagian dalam organisasi
saling berjauhan. Sehingga untuk hal-hal yang bersifat penting dan memerlukan
penanganan cepat dalam pengambilan keputusan, komunikasi yang memerlukan pertemuan
secara fisik tentunya akan menjadi penghambat.
Sistem
informasi dan telekomunikasi yang diterapkan pada suatu organisasi bisnis mampu
mengatasi kendala ini. Sehingga tanpa harus bertemu fisik, setiap personal
dalam organisasi bisa berkomunikasi satu sama lain dengan tidak terikat jarak
dan waktu.
d.
Akomodasi Terhadap Perubahan
Dalam melakukan aktifitasnya, suatu
organisasi bisnis tidak terlepas dari adanya perubahan yang terjadi pada
organisasi tersebut. Perubahan dalam organisasi bisa disebabkan oleh factor
internal maupun eksternal. Dengan adanya pembatasan gerak fisik dikarenakan
adanya pengaruh dari penerapan sistem informasi, maka organisasi akan lebih
mudah dalam mengakomodasi setiap perubahan dalam organisasi tersebut baik
secara struktural ataupun non-struktural.
Mudahnya pengakomodasian perubahan
ini juga akan berimbas terhadap perilaku kinerja organisasi tersebut. Di mana
organisasi akan lebih reaktif dan proaktif dalam menyikapi perubahan tersebut.
Jalur lalu lintas data dan informasi yang sedemikian cepat akan mempermudah
terhadap pembagian informasi dan pengetahuan dalam perusahaan. Sehingga jika
terjadi perubahan terhadap perusahaan, maka seluruh pihak yang terkait bisa
dapat mengetahuinya dengan mudah dan lebih cepat dalam beradaptasi terhadap
perubahan tersebut.
C.
PERANAN
TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ORGANISASI
Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan,
alat-alat, teknik dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi
output. Karena itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses
transformasi yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang
digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang
digunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan (Lubis & Husaini : 1987 : 96).
Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi
organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis
kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.
Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama
dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan
teknologi terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yaitu dengan
prinsip ketergantungan (contingency), menyatakan bahwa karakteristik organisasi
mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya
berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut James
Thomson, teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan
dilapangan, melainkan merupakan suatu pembahasan teoritis yang disusun
berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.
Pembahasan mengenai teknologi organisasi dilakukan
dengan membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu : organisasi perusahaan manufaktur dan organisasi non-manufaktur. manufaktur adalah suatu cabang industri
yang mengaplikasikan peralatan dan suatu medium proses untuk transformasi bahan
mentah menjadi barang jadi untuk dijual. Manufaktur adalah proses fisik dalam
produksi barang non jasa. Contoh manufaktur adalah seperti pembuatan minyak
urut di mana jasa pijit yang menggunakan minyak urut tersebut tidak termasuk
dalam perusahaan manufaktur. Penilitian mengenai teknologi organisasi
perusahaan manufaktur yang dianggap paling berpengaruh terhadap perkembangan
teori organisasi, yang dilakukan Joan Woodward pada tahun 1950-an di Inggris.
Woodward menemukan bahwa perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan
teknologi produksinya dikelompokkan ke dalam tiga tipe teknologi produksi,
yaitu :
1) pembuatan
produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil,
2) produk
massal atau dalam kelompok ukuran besar dan
3) produksi
menurut proses.
Thomson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3
jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan
konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu :
1.
Teknologi perantara (mediating technology), digunakan untuk menghubungkan
beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung,
misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun
karena terlalu rumit untuk dilaksanakan.
2.
Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) pada jenis teknologi ini
kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan. Hasil
dari suatu kegiatan menjadi input bagi kegiatan berikutnya, berurutan, hingga
akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumen.
3.
Teknologi intensif (intensitive technology) teknologi intensitif merupakan
kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseruhannya digabungkan
untuk melayani klien. Teknologi intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan
yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami
perubahan.
Perow
mengklarifikasi empat jenis teknologi, yaitu :
1.
Teknologi rutin : ditandai dengan variasi tugas yang kecil, pekerjaan yang
dilakukan umumnya bisa mempunyai standar dan juga formal serat mempunyai
prosedur komputasi tertentu untuk menyelesaikannya. Ini berarti bahwa jenis
teknologi rutin mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi.
2.
Teknologi non-rutin : ditandai dengan mempunyai variasi tugas yang dapat
dikatakan tinggi dan juga proses yang tidak terlalu dimengerti sehingga tidak
mudah untuk dianalisis dalam penyelesaian pekerjaan yang termasuk teknologi
non-rutin, diperlukan usaha yang cukup besar untuk menganalisis kegiatan maupun
permasalahan yang muncul, karena itu diperlukan adanya pengalaman yang cukup
tinggi serta pengetahuan teknis yang memadai.
3.
Teknologi craft : cirinya adalah adanya aliran kegitan yang relatif stabil,
tetapi dengan proses yang tidak terlalu dimengerti. Karena itu pekerjaan jenis
ini menuntut pengalaman yang tinggi serta latihan yang cukup agar para karyawan
dapat menghadapi permasalahan yang rumit dengan bijaksana berdasarrkan intuisi
dan pengalamannya.
4.
Teknologi engineering : pekerjaan yang cukup rumit karena variasi tugas yang
cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani dengan formula prosedur maupun
teknik yang sudah baku. Permasalahan umumnya diselesaikan dengan menggunakan
sejumlah pengetahuan yang sudah cukup mapan sebagai ajuan.
Pada suatu organisasi yang kompleks setiap bagian
organisasi mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda disebabkan kenyataan
bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan mengubah input menjadi output
dengan teknologi yang berlainan. Perrow menunjukkan adanya dua dimensi dari
kegiatan kerja yang mempunyai relevansi terhadap struktur maupun kegiatan yang
terjadi dalam suatu organisasi, yaitu :
1.
Variasi tugas , menunjukkan banyaknya kekecualian dalam tugas yang diukur
dengan banyaknya hal yang tak terduga dan hal yang baru yang terjadi dalam
proses pekerjaan.
2.
Kemudahan analisis, pekerjaan yang mudah dianalisis bisa diuraikan menjadi
beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat mekanistik sehingga bisa
dijalankan dengan prosedur yang bersifat objektif dan terukur secara
kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah karena setiap langkah dalam
proses terukur secara jjelas dan mudah diketahui jikan ada penyimpangan.
Teknologi yang digunakan pada suatu organisasi
mempunyai hubungan yang erat terhadap berbagai karakteristik organisasi seperti
kualifikasi karyawan, struktur organisasi dan pola organisasi. Hubungan
teknologi dengan berbagai karakteristik tersebut dapat terlihat berdasarkan :
a. Organisasi organik dan mekanistik. b. Kualifikasi karyawan. c. Struktur
formal. d. Rentang kendali, yaitu sebagian jumlah karyawan yang dipimpin oleh
seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya rentang kendali dipengaruhi
oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat profesionalisme karyawan dalam
organisasi. Rentang kendali harus lebih kecil agar atasan dan para bawahan bisa
lebih sering berinteraksi. e. Desentralisasi, power dan kebebasan mengambil
keputusan. f. Komunikasi. g. Koordinasi dan kontrol.
Organisasi modern adalah organisasi yang sangat
kompleks karena menyangkut hubungan yang kompleks dalam pencapaian tujuan
organisasi yang berdimensi ganda. Hubungan tersebut meliputi, hubungan antara
manusia-manusia, manusia-mesin, manusia-organisasi, mesin-organisasi,
mesin-mesin dan organisasi—organisasi. Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi
komputer, yaitu : 1). Komputer sebagai ingatan (memori), 2). Komputer sebagai
pemroses, 3. Komputer sebagai informasi eksternal. Simon (1970) : a. Komputer
akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding
dengan masukkan. b. Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan
indeks aktif (pemilihan dan penyaringan informasi). c. Mengetahui model
analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.
BAB
IV
KESIMPULAN
Teknologi
didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan yang
digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena itu dapat dikatakan bahwa
teknologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam organisasi,
menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta
prosedur kerja yang digunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan (Lubis &
Husaini : 1987 : 96).
Organisasi
adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari
kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi
dalam organisasi.
Teknologi
dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari
teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi.
Dalam teori organisasi yaitu dengan prinsip ketergantungan (contingency),
menyatakan bahwa karakteristik organisasi mempunyai ketergantungan terhadap
faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern
dalam teori organisasi. Menurut James Thomson, teknologi organisasi tidak
didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan dilapangan, melainkan merupakan
suatu pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan landasan-landasan pemikiran
yang telah muncul sebelumnya.
BAB V
DAFTAR PUSTAKA
Drs. Thomas Orbit, M.Pd. 2012. Teori
Organisasi. Palangka Raya : Universitas Palangka Raya
http://fuckinggraph.blogspot.com/2011/10/resume-peranan-teknologi-dalam.html. Di akses
pada hari rabu tanggal 29 oktober 2015pukul 15.00 WITA
lbarda, 2006, Strategi Implementasi Pemanfaatan Teknologi
Informasi untuk Tata – Kelola Organisasi ( IT- Governance) (www.repository.gunadarma.ac.id:8000/strategi_implementasi_ISIT_untuk_tata_kelola_organisasi_133.pdf)
Darma, GS. 2000. Employee Perception of The Impact of
Information Technology Investment in Organizations. Gajah Mada
International Journal of Business. Vol 2. No. 2.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar